Que conserver en tant que CSE ? 

Tout ! Il convient en réalité de tout conserver en tant qu’élus du CSE pour se prémunir de tout contentieux. 

Ainsi, les élus doivent conserver les PV du CSE, les justificatifs des salariés, les comptes rendus d’enquêtes et d’inspection du CSE, les différents documents remis par l’employeur, les échanges avec l’inspection du travail, le médecin du travail, les accords d’entreprise, les différentes versions du règlement intérieur… 

Nous conseillons aux élus du CSE de se créer une base de données et/ou un classeur afin de répertorier tous ces éléments afin de pouvoir retrouver plus facilement ces éléments. 

Par ailleurs, nous conseillons aux élus qui le souhaitent de formaliser un document récapitulant les thématiques abordées lors des réunions du CSE avec l’employeur ainsi que les réponses de celui-ci. En effet, chercher dans l’intégralité des PV peut être chronophage, et un tel document permettra de retrouver le PV en question plus facilement. 

Quels sont les délais de conservation des différents éléments ? 

Chaque document a ses propres délais de consultation, quand cela est prévu par la loi ou la CNIL. 

Les PV par exemple doivent être conservés toute la vie du CSE. Le code du travail ne prévoit rien en ce sens. Toutefois, le PV du CSE, après approbation de celui-ci à la majorité des membres, a une véritable valeur légale et pourra servir de preuve (Cassation, 14 juin 2006, n°04.42.862).  

Nous avons eu le cas d’un CSE par exemple qui a pu se servir d’un PV de l’ancienne mandature afin d’apporter la preuve d’un engagement unilatéral de l’employeur.  

Nous conseillons par ailleurs de conserver de manière illimitée tous les documents liés à l’exercice des missions du CSE (compte-rendus d’enquête, rapport d’inspection…). 

Les documents relatifs aux obligations comptables du CSE quant à eux doivent être conservés pendant 10 ans (article L2315-75 du code du travail). Attention !  Il conviendra de conserver les actes notariés de manière illimitée. 

Sur les justificatifs des salariés, les élus du CSE doivent les présenter à l’URSSAF en cas de contrôle. Ainsi, ils doivent conserver ces justificatifs pendant 4 ans (3 dernières années ainsi que les justificatifs de l’année en cours) conformément à l’article L244-3 du code de la sécurité sociale. 

Comment conserver les différents documents ? 

En l’état actuel des textes, il n’est pas indiqué comment le CSE doit conserver ces différents documents. 

Nous conseillons de conserver en version papier et numérique, aussi fastidieux que celui puisse être. En effet, les élus ne sont pas à l’abri d’un dégât des eaux qui endommagerait leur local et rendrait la lecture des documents papiers quasi impossible. Ou encore, en cas de piratage, les élus pourraient être bloqués pour récupérer leurs données. 

C’est pourquoi nous conseillons effectivement aux élus de procéder aux deux types d’archivage pour plus de sécurité juridique. 

Au-delà de l’archivage nécessaire, il convient également pour les élus de ranger, trier et classer ces éléments. En effet, un CSE peu précautionneux aura du mal à retrouver les éléments dont il a besoin pour agir en justice ou faire face à un contrôle de l’URSSAF. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une vrai méthodologie et rigueur afin que le CSE puisse faire face à toute éventualité. Par ailleurs, un archivage bien rangé permettra lors de la fin du mandat de passer le flambeau plus sereinement à l’équipe qui vient remplacer le CSE.